WEBSITE HEADER 2-01.png
CONTACT US
  • PK Entertainment

Hosting a Hybrid Event? Siapa Takut!



Sejak pandemic Covid-19 banyak event-event besar seperti concerts, expos, awards, hingga fashion shows terpaksa diadakan secara online lewat platform video conference. Tapi, setuju gak kalau ‘feel’''' yang didapat dari online event sama live event itu sangat berbeda? Agar virtual event kamu gak flat, coba host hybrid event aja!


Hybrid event is the perfect bridge between virtual and live. Gak cuma membuat event kamu lebih berwarna, hosting hybrid event juga gak ribet. Kamu bisa membuat quality hybrid events tanpa technology yang fancy seperti VR, AR, atau hologram.


Jadi, why should you host a hybrid event? Are they worth the extra set-up and resources?


1. Meningkatkan Reach & Attendance

Jangan mengira bahwa dalam sebuah hybrid event, audience kamu akan terbagi menjadi offline dan online audience. In fact, hybrid event akan meningkatkan jumlah audience kamu karena tidak terbatas pada venue capacity. Selain itu, kamu juga bisa menarik perhatian audience yang belum yakin akan mendapat benefit dari event kamu.


2. Meningkatkan engagement dengan audience

Menggabungkan element virtual ke live events membuka opportunity untuk meningkatkan engagement, baik selama event dan post-event. Karena bergabung melalui handphone atau computer, virtual audience bisa lebih aktif dalam memberikan comment, sharing, talk, and much more.


Agar hybrid event terasa lebih well-executed, kita bisa mengadakan polling dengan audience virtual dan live. Atau, kita juga bisa mengatur guest speaker untuk melakukan show secara live dengan audiens, dan kemudian mengatur Q&A session yang lebih private untuk offline audience. Hybrid event juga bisa dipakai untuk networking dengan menyediakan area dimana audience offline bisa berinteraksi dengan audience online. You can even spice things up dengan menggunakan event matchmaking software.


3. More sponsorship opportunities

Did you know according to a survey by AIM Group in 2020, 72% of companies are shifting their sponsor budgets, not cutting them during the COVID crisis.


Perusahaan-perusahaan yang sering memberikan event sponsorship are looking for new opportunities, jadi masih ada kesempatan untuk menarik perhatian mereka. Hybrid events bisa mendatangkan sponsors karena mereka bisa melakukan 1 on 1 interaction dengan audience online dan offline.


Mereka juga memiliki lebih banyak options dalam memberikan sponsorships, bisa mensponsori live event, menyediakan streaming platform, event apps, and much more.


Selain itu, hybrid event bisa memberikan sponsor companies lebih banyak data yang bisa meyakinkan mereka bahwa budget mereka is well-spent.


So, sebagai seorang event planner, apa saja yang perlu kamu persiapkan sebelum hosting hybrid event ?


Pertama-tama kamu harus pahami bahwa audience online dan offline punya kebutuhan yang berbeda. Untuk menciptakan experience yang similar bagi kedua audience, kamu harus membuat program agenda yang efektif serta mampu menarik perhatian dan engagement dari seluruh audience. Berikut adalah beberapa key questions yang perlu kamu tanyakan ketika tahap planning !


1. Bagaimana kamu bisa membuat unified experience bagi kedua audience?

Untuk membuat unified experience, kita harus memperhitungkan kebutuhan tiap audience. Beberapa hal untuk di consider adalah How do you adapt the content ? Apakah extra moderator dibutuhkan? Seberapa prepared venue kamu untuk mengikuti health protocol yang ditetapkan?


2. Berapa lama durasi tiap session ?

It’s not a secret anymore, virtual audience memiliki shorter attention span dibandingkan live audience. Satu solusi kalau acara kamu cukup panjang, adalah dengan menawarkan lebih sedikit live session untuk virtual audience, diganti dengan on-demand content yang bisa di access kapan saja.


3. Apakah akan ada session berbeda untuk audience online dan offline?

For example, apakah kamu akan mengadakan networking session yang khusus untuk live audience ? Apa akan ada session khusus untuk virtual audience ? Tentukan bagaimana different registration paths akan berbeda untuk tiap audience.


4. Marketing strategy seperti apa yang harus di implement ?

Marketing channel apa yang cocok untuk hybrid event ? Apakah lewat social media, paid ads, atau email marketing? Tentukan juga timing yang tepat untuk memulai marketing efforts, apakah one month prior atau one week prior ?


5. Apakah tools kamu sudah memadai?

Double check seluruh tools yang akan kamu gunakan. Dari internet connection, bandwidth hingga technology A/V harus berjalan dengan mulus agar kedua audience dapat menikmati hybrid event experience yang terbaik.


Dengan kemunculan Covid-19, we are required to adapt. Kita tidak tahu kapan pandemic ini akan selesai, dan seberapa besar dunia akan berubah. However, kita tahu bahwa audience behavior sudah berubah, dan sponsor companies membutuhkan something new. Kalau sampai sekarang portfolio kamu masih berisi live events saja, you’re not safe anymore.


Walau kamu belum pernah membuat hybrid event sebelumnya, don’t let it stop you from trying. Right now is the perfect time, dengan tools, knowledge, dan technology yang tepat, hosting a hybrid event wouldn’t be a challenge at all.

7 views0 comments